社團檔案評鑑當評審

比過全國社評的社團代表，今年都被聘來當評審啦，我們負責的部分是人事章程，佔15分，經過評審會議討論過後，我們決定用最嚴格的標準來打分數，很多光是只有1分的項目，必須要做到三個細項才能得分，超嚴謹和嚴苛，我們是希望能夠藉此提升整體社團的素質。

現今國內社團相當的不景氣，近年來每間大學應聲喊倒的社團逐年激增，越來越難招學生加入社團，過去績效良好的社團都難以為繼，是每個學校課外組主任最頭痛的問題。而華岡的社團數目仍是傲視全國的，還能維持137個社團的規模，每年都還有新創的社團申請在案。

今天聽到老師們在聊，文化一直是社團蓬勃發展的重鎮，在民國70年代，文大的社團是全國社團的指標，不知道有多少社團都來朝聖過。我仍是感激能夠進入文大，加入社團，提早鍛鍊了我的組織合作和處事態度。

今天當評審，其實還頗累的，每個社團都要一一審理，在時間內細看、評斷，並要給予指導和建議，感覺和上課沒什麼差，而且是三個小時的不插電Live秀。

校內的評鑑，很像在比賽找資料，很多社團資料有擺有放沒錯，但我要評的資料總要找很久。明明比賽規則上都寫的很清楚我們要看什麼，但為什麼不是所有社團都準備齊全才來，或是做個利於講解的標籤標示，幾乎都丟三落四，很少十全十美的；若是全國比賽，大家的資料一定是萬事具備，資料齊全是最基本功，比的就是更進一步體質的東西了。

我正在問問題。

我來整理一下今天的所見所聞，給大家「人事章程」方面最實質的建議。

「組織章程」部分：
我發現很多社團對於組織章程是沒有概念的，甚至可以說連看都沒看過，組織章程可以說是構成一個社團的憲法，他確實保障大家的權益，不管是社員的權利義務，經費管理，社長的選舉罷免，有發生任何糾紛時，組織章程是可以確實保護你的。

組織章程裡也有明訂社團的宗旨，社團的所有活動必須遵照宗旨而舉辦，不然是不宜舉辦的。而很多社團根本不知道自己的社團宗旨究竟是什麼，他們所知的社團宗旨，可能就是從上一屆的企畫書改過來。

有很多社團動輒十年沒修過組織章程了，這看起來是相當有問題的，組織章程適用與否，人事架構和執掌有沒有適用，組織章程最好是能夠3年一小修，5年一大修，有些用字譴詞也必須隨著時代改變而從新定義，有些幹部職權也必須應映當代而增加，或是有些條文必須鬆綁，給予應屆社團運作上有更大的彈性，這都是要詳加注意的。

以下是「組織章程」應注意的事項：

1.組織章程的修訂年限，用字必須嚴謹，不能是「970305修訂」，應該要是「中華民國九十七年三月五日期初社員大會第一次修訂」，中華民國要寫完整，而第幾次修訂也要寫完整，哪一次會議召開修訂也要寫清楚。

2.組織章程上，一定要有「經費」管理的規定，這樣才能明確的規範金錢運作，不然會不利於社團運作。

3.組織章程上，一定要有社員的「權利和義務」，才能確實保障到社員。

4.組織章程上，社長的「選舉、罷免」機制，是相當重要的，人數門檻和人數沒過的處理方法，都是要有詳列的。

5.組織章程必須要搭配一張「組織架構圖」，詳細以圖示說明章程上的分列。

6.要另外在後面附上一張應屆的組織架構圖，這張是要打上名字的，社長是什麼名字，副社是什麼名字…。藉此佐證幹部架構是有合乎組織章程的。

7.組織章程一定要附上「最後一次修訂的會議資料」，讓大家確切的知道修訂內容，這才是最詳實的組織章程演進方式。以後不管哪一年的檔本，一定都要放下最後一次修訂的資料！

接著來講社團的「人事資料」應注意的事項：

1.「社團簡史」是很重要的，紀錄一個社團的始末，社團歷屆活動發展的軌跡，社團曾經的輝煌，這是要讓一個社團能夠鑒往知來的重要紀錄。大家一定要有簡史，不然也要追回近年的。

2.「社團簡史」必須要寫到應屆，自己的歷史自己才能詳述，下一代追認的不會寫的比你好，社團簡史必須要寫到應屆才給分。

3.「畢業社友通訊錄」這是近年在強調的，這資料一定要整理和累積下來，這代表社團的社會資源和人力規模。其實可以從以前的檔本去印出來找出來。

4.社團的幹部資料後面，可以加上一個「新任社長」的介紹頁面，讓大家知道下一任社長是誰，有始有終和繼往開來的感覺，而不是只在改選資料上有新任社長簽名而已。

5.幹部資料除了一些個人資料外，可以加上「幹部經歷」，讓大家除了知道幹部的基本資料，更知道幹部的能力，知道幹部是有做事的。

最後來講「會議紀錄」應注意的事項：

1.會議紀錄方面，需包含這三大方面，第一是「會議通知單」、第二是「會議簽到單」、第三是「會議紀錄」。會議通知單幾乎是很多社團都沒有，但這是構成一個會議最基本的要素，上面詳列出席人員和會議流程，有的還必須先把議題和建議在會議前先交出。這個是大家以後一定要附上的。

2.會議紀錄上，必須蓋三個章，底下應該要有這些蓋章格子。第一是「主席章」，代表他對會議負責，第二個是「紀錄章」，代表他對紀錄的文字負責，第三是「指導老師章」，代表他對社團決策和營運負責。希望大家能夠藉此讓會議更具有效力。

3.會議紀錄，相當鼓勵保留手寫稿，這是保證會議有如期開會的最佳佐證。

4.有的社團甚至做到每一次開會都拍照，每個會都附上一張「照片紀錄」，這是佐證開會的更佳方式。

5.會議紀錄既然有裝訂成一本，那不如更好好的整理一番，去量化你的資料，用數據、表格、圖形更精準的去呈現。可以附上議事規則、請假制度、請假單等會議制度面的東西。可以把整本會議整理出清單，甚至把簽到單整理出來，所有幹部開會出缺席次數統計表，這樣是不是一本很完整會議紀錄的總整理呢？

在科技越來越進步的時代，檔本的厚度不應該越來越薄，會議紀錄應該還是要一樣踏實，應該要新舊併陳，用更多的數據和圖像表格去說話，檔本資料應該是越來越完備和精確才是，現今還是一個眼見為憑的時代，E化歸E化，還是要印出紙本，紙本的東西易親近，近代仍具有無可被取代的價值，製作檔本的目的絕非為了獎項，而是為了讓社團經驗能夠傳承，讓社團體質更健全，有形的檔本往往可以學習到最無形的意義。

各位社團的菁英，終於可以不用再熬夜了，社團事務終於告一段落了，今晚你們可以好好的睡一覺啦，下週的頒獎和薪傳見，也預祝大家能夠獲得好的獎項！

嘿嘿，我設計的哲學系檔本封面，太正點了！

沈默和皓皓